GTD, getting things done el método de gestionar tareas de David Allen aplicado a la Antiterapia

Este fin de semana tuvimos una clase de organización de tareas, el GTD, una asignatura interesante que entra dentro del estudio de las posibles formas de ordenar el sistema mental que utiliza la Antiterapia.

El GTD (getting things done) propuesto por David Allen en su famoso libro nos brinda la oportunidad de utilizar esta sencilla técnica que se utiliza en gestión de empresas para hacer un flujo de proceso en cada acción cotidiana, consulta, trabajo personal, entrenamiento o toma de elecciones.

Los temas que la Antiterapia desarrolla se benefician de técnicas prácticas y sencillas que se pueden utilizar en muchos casos una vez conocidas. Una de esas formas es el GTD que en cinco sencillos pasos puede posibilitar el no estancarnos a la hora de organizar nuestras tareas.

Todos sabemos que la forma de organizar nuestras tareas puede ser determinante a la hora de que estas lleguen a buen fin. Una forma equivocada de colocarlas nos puede llevar a bloqueos con cada una de ellas, amontonarlas, dejarnos llevar por la saturación o mucho peor, por las emociones con lo que terminamos con resultados que conocemos (por la cantidad de veces que nos hemos visto hacer lo mismo, el llamado “mapa conocido” de la Antiterapia.

El conocido sistema de GTD propone un cambio en nuestra habitual forma de gestión de ideas y tareas haciendo que estas pasen de ser una lista en las que ponemos una detrás de la otra proponiéndole una prioridad para realizarlas a una acción en cinco pasos que nos brinda una forma diferente de afrontar su realización.

Tarea de 5 pasos del GTD:

1.    Recopilar

2.    Procesar

3.    Organizar

4.    Revisar

5.    Archivar

1 El primer paso es recopilar.

Es el momento de:

Capturar: Se anota la idea, tarea, recoge la nota, el trabajo a realizar, el recordatorio, la acción que se propone, etc.

No hay que hacer nada mas.

Apuntar todo y dejarlo en una cesta mental, nota, carpeta o archivo donde después en los siguientes pasos podamos decidir que hacer con ella.

2 Procesar

Cogemos o sacamos una a una las ideas metidas en la cesta de ideas y decidimos que hacer en un primer momento:

Aplicamos la regla prioritaria de los 2 minutos.

“Si se puede hacer en 2 minutos hazla, sino, procésala y sigue”

Procesar en este caso significa: ¿Requiere una acción o no?:

-       Si requiere acción: delégala o asígnala a otro cesto o carpeta.

-       Si no requiere acción: archívala o bórrala (poco aconsejable)

3 Organizar

Es el momento de organizar lo que acabamos de procesar, para ello colocamos en diferentes cestas, archivos o carpetas que llamaremos:

  • Próximo (requiere una acción)
  • Proyecto  (los diferentes proyectos que estamos teniendo)
  • En espera (si la acción depende de alguna otra persona)
  • Algún día (por ahora no es el momento)

4 Revisar

Proceso que consiste en ver el estado de cada cesto, archivo o carpeta, y tomar la decisión correspondiente según sea necesario, cosa que haremos una vez al día como mínimo.

Una de las acciones que se toman en este nivel es resolver o colocar las tareas si han variado sus propiedades.

Pongamos un pequeño ejemplo:

Estamos con un deportista que requiere nuestros servicios y viene con su entrenador personal. Cuando le preguntamos nos habla de sus entrenamientos, dietas, proyectos, objetivos, acciones que debemos ir anotando sin perder detalle:

-       Tenemos una competición en Octubre

-       Hay que revisar la dieta

-       Tiene una lesión antigua que molesta en los cambios de estación

-       Tuvo un accidente de moto con una operación que cicatrizó correctamente

-       La rutina de entrenamiento debemos mirar cada ejercicio

-       Tiene pendiente una visita al dentista

-       Los suplementos que está tomando hay que testar su tolerancia y efectividad

-       Hay que comprobar el equipo con el que compite

-       Tiene un estrés importante a la hora de competir

-       Trae los datos de sus marcas, tiempos y registros

Cada uno de estos datos los podríamos poner con orden de prioridades y asignarles un día para hacerlos o podríamos aplicar el GTD y observar como cambian nuestra forma de colocar las tareas y por tanto las elecciones a tomar.

Probemos a hacer lo que propone David Allen

Paso 1: En primer lugar hemos RECOPILADO la información.

Paso 2: Es el momento de PROCESAR, es decir, requiere acción o no, para lo que asignaremos la tarea a una carpeta, delegaremos, archivaremos o borraremos.

-       Tenemos una competición en Octubre Asigno a una carpeta
-       Hay que revisar la dieta Asigno a una carpeta
-       Tiene una lesión antigua que molesta en los cambios de estación Asigno a una carpeta
-       Tuvo un accidente de moto con una operación que cicatrizó correctamente Asigno a una carpeta
-       La rutina de entrenamiento debemos mirar cada ejercicio Asigno a una carpeta
-       Tiene pendiente una visita al dentista Delego
-       Los suplementos que está tomando hay que testar su tolerancia y efectividad Asigno a una carpeta
-       Hay que comprobar el equipo con el que compite

-

Asigno a una carpeta
-       Tiene un estrés importante a la hora de competir Asigno a una carpeta
-       Trae los datos de sus marcas, tiempos y registros Archivo

Paso 3: ORGANIZAR

Hacemos las cuatro carpetitas y colocamos en cada una nuestras futuras tareas para ver un primer bosquejo de cómo está la situación.

PROXIMO -       Hay que revisar la dieta

-       La rutina de entrenamiento debemos mirar cada ejercicio

-       Los suplementos que está tomando hay que testar su tolerancia y efectividad

PROYECTO -       Tenemos una competición en Octubre

-       Tiene una lesión antigua que molesta en los cambios de estación

-       Tuvo un accidente de moto con una operación que cicatrizó correctamente

EN ESPERA -       Tiene pendiente una visita al dentista

-       Tiene un estrés importante a la hora de competir

ALGÚN DÍA -       Hay que comprobar el equipo con el que compite

Paso 4: REVISAR

Es el momento de revisar que hemos hecho.

Cuando comprobamos lo que hemos escrito nos damos cuenta de que alguna de las tareas que tienen que ver con los demás como el dentista o el coach requieren de datos que no debemos olvidar por lo que hay que saber cuando y como van a ser las acciones que tomen estos dos profesionales, la importancia de las mismas y saber si tendremos que hacer alguna acción que requerirá ciertos objetivos y tareas correspondientes, por lo que podremos aplicar la regla de los dos minutos antes de seguir, para lo cual haremos una simple llamada para saber fecha, y posibles consecuencias con lo que tomaremos medidas como darle vitamina C o algún drenaje en el caso del dentista, o buscar alguna flor de bach o remedio homeopático en el caso del coach.

Nos encontramos con la acción de dos terapeutas más en la fase de proyecto, el fisio para el tratamiento de la lesión antigua y el kinesiólogo para la cicatriz. En este caso deberemos poner estos dos proyectos en la carpeta de espera, puesto que tendremos que depender de estos dos profesionales también.

De repente el mapa anterior cambia y se trasforma en:

PROXIMO -       Hay que revisar la dieta

-       La rutina de entrenamiento debemos mirar cada ejercicio

-       Los suplementos que está tomando hay que testar su tolerancia y efectividad

PROYECTO -       Tenemos una competición en Octubre
EN ESPERA -       Tiene pendiente una visita al dentista

-       Tiene un estrés importante a la hora de competir

-       Tiene una lesión antigua que molesta en los cambios de estación

-       Tuvo un accidente de moto con una operación que cicatrizó correctamente

ALGÚN DÍA -       Hay que comprobar el equipo con el que compite

Al hacer la llamada a los tres profesionales nos indican las fechas y vemos la posibilidad de actuación inmediata puesto que el kinesiólogo puede atenderle de inmediato, esto puede significar que posiblemente la prioridad de hacer la rutina de entrenamiento pueda esperar por los inmediatos cambios que va a obtener con la terapia apropiada su cuerpo, con lo que ahorraremos tiempo de no tener que cambiar después de que su cuerpo haya cambiado y su estructura demande otro nivel de esfuerzo, así es que cambiamos la prioridad de buscar la rutina de entrenamiento en espera de que el kine haga su trabajo.

Al revisar nuestra agenda vemos que el fin de semana tenemos tiempo para hacer trabajo de campo y comprobar cómo la persona se desenvuelve con su equitación actual, por lo que la tarea de algún día pasa a ser una tarea que meteremos en el cajón de próximo, con lo que nuestra lista cambia de nuevo y se parece a:

PROXIMO -       Hay que revisar la dieta

-       Los suplementos que está tomando hay que testar su tolerancia y efectividad

-       Hay que comprobar el equipo con el que compite

-       Tuvo un accidente de moto con una operación que cicatrizó correctamente

PROYECTO -       Tenemos una competición en Octubre
EN ESPERA -       Tiene pendiente una visita al dentista

-       Tiene un estrés importante a la hora de competir

-       Tiene una lesión antigua que molesta en los cambios de estación

-       La rutina de entrenamiento debemos mirar cada ejercicio

ALGÚN DÍA

Como vemos sin haber hecho nada todavía, hemos solucionado varias cosas y la forma de realizar nuestra labor va a cambiar totalmente con unos resultados diferentes y optimizados.

Esta forma de actuar para organizar tareas ha sido parte del seminario de Antiterapia de este fin de semana, en el que hemos podido hacer un trabajo muy interesante de cómo utilizarlo para el rendimiento en el trabajo personal, puesto que una mala colocación de tareas, forma de nombrarla, orden o prioridad puede equivocarnos al hacer la toma de decisión que podemos estar necesitando para resolver una situación.

El Próximo mes en el seminario de Antiterapia trabajaremos la forma de tomar notas con las tareas, puesto que la PNL (programación neurolinguisticaI) puede hacer mucho por nosotros y por nuestra forma de programar nuestro trabajo, bien sea en consulta, coach, toma de decisiones, o para el trabajo personal que intentaré poner ejemplos en otro artículo.

Jose Luis Godoy Muelas

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